Gestión del Archivo Digital semFYC
Documento institucional de gestión, organización, acceso y conservación del patrimonio audiovisual de semFYC.
Barcelona, 1 de julio de 2026
1 Objeto y finalidad
El Archivo Digital semFYC constituye el fondo documental audiovisual de la organización y tiene como finalidad preservar, organizar, custodiar y facilitar el acceso a los recursos gráficos, fotográficos, audiovisuales y sonoros generados en el desarrollo de las actividades científicas, formativas e institucionales de semFYC.
2 Origen y captura de los materiales
Los archivos podrán ser obtenidos por personal interno o por proveedores externos autorizados. Las imágenes y vídeos deberán capturarse preferentemente en formato horizontal y con una calidad media de 250 ppp / 300 ppp (ver punto 4. Especificaciones técnicas). Todos los materiales deberán remitirse debidamente identificados con la fecha y actividad.
3 Incorporación de contenidos al Archivo Digital
Las personas usuarias internas del Archivo Digital semFYC deberán cargar los materiales a través de los espacios corporativos habilitados. Los colaboradores externos podrán remitir los archivos al responsable del Archivo Digital, indicando claramente fecha, evento y ubicación. El responsable verificará, clasificará e incorporará los contenidos al repositorio definitivo.
Miembros con cuenta corporativa de Teams
Existe un grupo: «Archivo_Audiovisual» → canal: «Fotos_Videos_Audios» → pestaña: «Compartida».
En este espacio hay que cargar las fotos teniendo en cuenta que, si no existe la carpeta correspondiente, hay que crearla siguiendo escrupulosamente la estructura año-mes-día-evento-lugar y en castellano.
En este grupo se mantendrán solo los archivos del año en curso, y el responsable del Archivo Audiovisual los irá traspasando al contenedor definitivo archivodigital.semfyc.es, donde ya se encuentran los archivos de fechas anteriores al año vigente.
Personas externas o sin acceso a Teams
Pueden enviar los archivos de imágenes, audio y vídeo a la cuenta de correo electrónico fotosarchivo@semfyc.es, indicando fecha, evento y lugar. El responsable recogerá estos archivos y los traspasará a las carpetas adecuadas.
4 Especificaciones técnicas
Parámetros técnicos establecidos:
| Calidad | 250 ppp / 300 ppp |
| Tamaño | Entre 500 Kb y 5.000 Kb |
| Orientación | Horizontal |
| Ubicación | Equipo de Teams · Archivo_Audiovisual · Fotos_Vídeos_Audios |
| Recepción | fotosarchivo@semfyc.es. Evitar WhatsApp, Telegram, etc. |
| Contenido | En la mayor medida posible, fotos de índole y/o temática profesional. No se admitirán fotos de menores de edad. |
| Tipo de fichero | El Archivo Digital semFYC se iniciará con documentos fotográficos. En versiones más avanzadas se incluirán vídeos y audios. |
5 Estructura y organización documental
La estructura general del archivo se organizará por año y actividad. La nomenclatura de carpetas seguirá el formato AAAA-MM-DD_NombreActividad_Lugar. Adicionalmente podrán existir clasificaciones específicas para fotografías, vídeos, audios, eventos o personas cuando resulte necesario para una correcta recuperación de la información.
6 Almacenamiento y conservación
Los materiales se almacenarán en la infraestructura tecnológica designada por semFYC, garantizando la integridad, disponibilidad y trazabilidad de los archivos. El responsable del Archivo Digital velará por la correcta organización y mantenimiento del repositorio.
7 Acceso y perfiles de personas usuarias
El acceso al Archivo Digital se realizará mediante las credenciales corporativas autorizadas. Se establecen perfiles de Administrador y Usuario Restringido, con distintos niveles de acceso en función de las necesidades operativas y de seguridad.
Sin restricción y con acceso a todo el contenido.
Acceso a los contenidos no restringidos.
Para acceder al sitio se introducirán las credenciales de usuario semFYC. En el primer acceso será necesario solicitar la aprobación del Administrador del sistema. Cuando la persona usuaria esté aprobada, recibirá un email con dicha resolución y podrá acceder al sitio a través de sus credenciales. Una vez dentro, podrá buscar los recursos gráficos mediante el buscador avanzado de la columna derecha, teniendo en cuenta que solo verá los archivos que no estén restringidos.
8 Consulta y recuperación de contenidos
Las personas autorizadas podrán localizar los recursos mediante los sistemas de búsqueda y filtrado disponibles. El acceso a los materiales deberá realizarse exclusivamente para fines profesionales, corporativos, científicos, docentes o institucionales vinculados a semFYC.
9 Protección de datos, derechos de imagen y propiedad intelectual
La gestión y utilización de los materiales audiovisuales deberá ajustarse a la normativa vigente en materia de protección de datos personales, derechos de imagen, propiedad intelectual y cualquier otra disposición legal o reglamentaria aplicable, como consta en las cláusulas de consentimiento en los asistentes a actividades semFYC.
10 Uso autorizado de los contenidos
Los recursos del Archivo Digital solo podrán utilizarse para fines corporativos, científicos, docentes, divulgativos e históricos relacionados con semFYC. Cualquier utilización externa o extraordinaria deberá contar con la autorización correspondiente, dirigiéndose al Administrador del sistema a través de soportedigital@semfyc.es.